Çeki listesi nedir, nasıl hazırlanır? Örnekli rehber

İhracatta malı gümrükten geçiren, araca yükleyen ve teslim alan herkes aynı soruyu sorar: kaç kap var, içlerinde ne var, ne kadar ağır ve ne kadar yer kaplıyor? Bu soruların cevabı çeki listesidir (İngilizce packing list).

Kısa cevap: çeki listesi, bir sevkiyattaki her kabın içeriğini, sayısını, net ve brüt ağırlığını, ölçüsünü ve işaretini gösteren belgedir. Fatura malın değerini, çeki listesi malın fiziksel durumunu anlatır. Bu yazıda çeki listesinin hangi alanları içermesi gerektiğini, net ağırlık, dara ve brüt ağırlık farkını hesap örneğiyle, koli işaretlemeyi, hacim hesabını ve neden her araç için ayrı liste hazırlamanız gerektiğini bulacaksınız.

Çeki listesi nedir?

Çeki listesi, bir sevkiyattaki malın hangi kaba konduğunu ve her kapta ne kadar mal bulunduğunu gösteren listedir. Türkiye'de Gümrük Yönetmeliği (Resmî Gazete, 7 Ekim 2009) çeki listesini ayrı bir maddede (m. 117) tanımlar: bir fatura kapsamındaki eşya farklı cins ve ağırlıktaki kaplara konduğunda, her kapta ne kadar eşya olduğunu göstermek için düzenlenir. Yönetmeliğe göre listeyi satıcı ya da gönderici faturayla birlikte hazırlayabileceği gibi beyan sahibi de hazırlayabilir. Ağırlık üzerinden vergilendirilen eşyada liste, tarifede vergiye esas ölçüyle (net ya da brüt ağırlık, adet, hacim) düzenlenir.

Avrupa Birliği'nin dış ticaret portalı Access2Markets da benzer bir tanım verir: liste, kutuların içeriğini ve her kabın hacmini, ağırlığını ve ölçüsünü gösterir; gümrük ihracatta ve ithalatta bu listeyi isteyebilir.

Belgeyi yalnız gümrük kullanmaz. Taşıyıcı aracın taşıma sınırını ve yerini, depo yükleme sırasını, alıcı teslim aldığı kapları onunla kontrol eder. Bu yüzden çeki listesindeki her rakam, araca gerçekten binen yükle tutmalıdır.

Çeki listesi ile ticari fatura arasındaki fark nedir?

Ticari fatura satıcıdan alıcıya kesilen bedel belgesidir; çeki listesi ise aynı malın nasıl paketlendiğini anlatır. ABD Ticaret Bakanlığı'nın ihracat belgeleri sayfası da bu ayrımı yapar: faturayı gümrük vergisini ve malın değerini belirlemek için, çeki listesini yükü kontrol etmek için kullanır.

En sık sorun, iki belgedeki ortak alanların birbirini tutmamasıdır: faturada 192 koli yazarken çeki listesinde 190 koli, ya da alıcının unvanı iki belgede farklı. Bu tür farklar gümrükte ek kontrole yol açabilir. İki belgeyi aynı kaynaktan (ERP ya da yük planı) üretmek bu riski azaltır.

Çeki listesinde hangi bilgiler bulunmalı?

Mevzuat tek bir zorunlu şablon vermez; içerik belgenin amacından çıkar. ABD Ticaret Bakanlığı satıcı, alıcı, gönderen, fatura numarası, sevk tarihi, taşıma şekli ve taşıyıcıyı, ardından kapların cinsini, sayısını, ağırlığını ve ölçüsünü sayar. Alıcınız ya da ödeme koşullarınız (ör. akreditif) ayrıca alan isteyebilir; bunları siparişte netleştirin. Pratikte iyi bir çeki listesi beş bölümden oluşur:

1. Taraflar ve belge bilgisi: gönderen, alıcı (ve varsa bildirim adresi), fatura ve sipariş numarası, tarih.
2. Taşıma bilgisi: taşıma şekli, araç tipi, plaka, dorse ya da konteyner numarası, mühür numarası, yükleme ve varış yeri.
3. Kalem satırları: kap numarası ve işareti, mal tanımı, stok kodu, kap ölçüsü, adet, net ve brüt ağırlık, hacim.
4. Toplamlar: kap sayısı ve cinsi (ör. “12 palet”), toplam adet, toplam net ve brüt ağırlık, toplam hacim.
5. İmzalar: hazırlayan, yükleyen ve yükü teslim alan şoför.

Packing list örneği

Aşağıdaki örnek, 600 × 400 × 400 mm ölçüsündeki 192 kolinin 12 Euro palete dizildiği bir sevkiyatı gösterir. Palete dizilimi StowCargo motoru hesapladı: palet başına 16 koli (4 katta 4'er), paletle birlikte toplam yükseklik 1.744 mm. Koli içindeki ürün 7,5 kg, koli ambalajı 0,5 kg, boş palet 25 kg alınmıştır; bunlar örnek değerlerdir.

Net ağırlık, brüt ağırlık ve dara arasındaki fark nedir?

Net ağırlık malın ambalajsız ağırlığıdır. Dara ambalajın ağırlığıdır: koli, streç film, ara karton, palet. Brüt ağırlık ikisinin toplamıdır: brüt = net + dara. Taşıyıcı ve araç brüt ağırlığı “görür”; aracın taşıma sınırı, dingil yükü ve sabitleme brütle hesaplanır.

Yukarıdaki örneğin hesabı adım adım şöyledir:

• Bir koli: 7,5 kg ürün + 0,5 kg koli = 8 kg (ambalajlı ağırlık).
• Bir palet net: 16 × 7,5 kg = 120 kg.
• Bir palet dara: 16 × 0,5 kg koli + 25 kg palet = 33 kg.
• Bir palet brüt: 120 + 33 = 153 kg.
• 12 palet: 1.440 kg net + 396 kg dara (96 kg koli + 300 kg palet) = 1.836 kg brüt.

Paleti brüte katıp katmamak belgeye göre değişebilir. Örneğin İsviçre gümrüğünün değerlendirme esasları notu (2013), gümrük beyanındaki brüt kütleye tekrar kullanılan paletleri dahil etmez. Araç için ise palet de yükün parçasıdır. Pratik öneri: çeki listesinde net, koli dahil brüt ve palet dahil brüt değerlerini ayrı tutun; gümrük beyanında hangisinin isteneceğini gümrük müşavirinize, taşıma belgesine hangisinin yazılacağını taşıyıcınıza sorun. Deniz yolunda konteynerin doğrulanmış brüt kütlesi ayrı bir kuraldır; ayrıntısı konteyner VGM rehberinde.

Koli işaretleri ve numaralandırma nasıl yapılır?

Koli işareti, kabın üstüne yazılan ve onu çeki listesindeki satırla eşleştiren kimliktir. İyi bir işaret kısa olur ve her kapta aynı düzende tekrarlanır:

• Alıcının kısaltması ya da sipariş numarası (ör. FT1042).
• Kap numarası ve toplam kap sayısı: “3 / 12” biçiminde.
• Varış yeri.
• Gerekirse net ve brüt ağırlık ile ölçü.
• Taşıma ve depolama uyarıları. Bu işaretlerin standart çizimleri ISO 780:2015 standardındadır (“bu taraf yukarı”, “kırılır”, “yağmurdan koruyun” gibi).

Kap numarası çeki listesindeki satırla aynı olmalıdır. Gümrük muayenede “7 numaralı kabı açın” dediğinde, depodaki kişinin o kabı listeye bakarak bulabilmesi gerekir. Paletli sevkiyatta numarayı paletin iki yüzüne yazın; tek yüzdeki etiket yüklemeden sonra görünmeyebilir.

Ölçü ve hacim (m³) nasıl hesaplanır?

Hacim, kabın dış ölçülerinin metre cinsinden çarpımıdır: hacim (m³) = boy × en × yükseklik. 600 × 400 × 400 mm bir koli 0,6 × 0,4 × 0,4 = 0,096 m³ eder; 192 koli 18,43 m³ tutar.

Aynı koliler palete dizildiğinde hesap değişir. Kurulmuş paletin dış ölçüsü 1,2 × 0,8 × 1,744 m'dir, yani palet başına 1,674 m³; 12 palet 20,09 m³ eder. Aradaki 1,66 m³ palet tablası ile kolilerin palet üstünde bıraktığı boşluktur. Taşıyıcı ve depo yükü kurulmuş hâliyle taşır; bu yüzden çeki listesinde toplam hacmi kabın yüklendiği hâlin dış ölçüsüyle verin ve hangi ölçüyü kullandığınızı belirtin. Koliyi palete nasıl dizeceğinizi palete koli dizme hesabı, palet tabanlarını Euro palet ölçüleri yazısında bulabilirsiniz.

Neden her araç için ayrı çeki listesi hazırlanmalı?

Bir sipariş birden fazla araca bölünüyorsa, tek bir genel çeki listesi yetmez. Her aracın plakası, dorse ya da konteyner numarası ve mühür numarası farklıdır. Gümrük, sınır kapısı ya da alıcı belgeyi araç bazında kontrol eder. CMR Sözleşmesi de malın farklı araçlara yüklendiği durumda her araç için ayrı taşıma senedi istenebileceğini söyler; ayrıntısı CMR belgesi rehberinde.

Ölçek büyüdükçe bu iş elle zorlaşır. StowCargo motorunun hesabına göre 600 × 400 × 400 mm ölçüsündeki 3.000 koli, palet başına 16 koliyle 188 palete dizilir ve bu paletler tek katta 6 tenteli tıra yüklenir. Hangi kolinin hangi palette, hangi paletin hangi araçta olduğunu bilmeden altı doğru çeki listesi yazılamaz. Yük planı bu dağılımı zaten verdiği için araç başına listeyi plandan üretmek en güvenilir yoldur.

Aracın iç ölçüleri ve kapasitesi için 10 teker kamyon sayfasına bakabilirsiniz.

Çeki listesinde sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Fatura ile tutmayan adet ya da unvan. Ortak alanları tek kaynaktan üretin.
2. Net ve brütün karıştırılması. Ambalajlı koli ağırlığını “net” diye yazmak sık görülür; net, ambalajsız maldır.
3. Palet darasının unutulması. 12 palette 25 kg'lık palet bile 300 kg fark eder.
4. Hacmin tek tek kolilerden hesaplanması. Paletli yükte kurulmuş paletin dış ölçüsünü kullanın.
5. Kap numaralarının belirsiz olması. “1–12” yerine her kabı tek tek numaralayın ve aynı numarayı kaba yazın.
6. Tüm siparişe tek liste. Birden çok araçta her aracın listesi ayrı olmalıdır.
7. Son dakika değişikliğinin listeye işlenmemesi. Yükleme sırasında bir palet sonraki araca kaldıysa liste de değişmelidir.
8. Tartıyla doğrulanmamış brüt ağırlık. Tahmini değerle değil, mümkünse tartılmış değerle çalışın.

StowCargo çeki listesini yük planından nasıl üretir?

StowCargo yük planını hesapladıktan sonra her araç için iki dilli (Türkçe ve İngilizce) bir A4 çeki listesi hazırlar. Liste aracın planından okunur, bu yüzden araçta olmayan bir kalem listeye girmez. İçinde şunlar bulunur:

• Gönderen, alıcı, belge numarası, tarih ve araç tipi; plaka, dorse ya da konteyner numarası ve mühür numarası için yazı alanları.
• Kalem satırlarında ürün, stok kodu ve sipariş (varsa), ölçü, adet, birim brüt, net ve brüt kilogram, hacim. Paletlenmiş kalemler işaretlenir.
• Toplamlarda kap sayısı ve cinsi (ör. “12 palet + 40 parça”), toplam adet, net ağırlık, palet darası dahil brüt ağırlık ve kapların dış ölçüsüyle hacim.
• Hazırlayan, yükleyen ve teslim alan şoför için imza alanları.

Net ağırlık, kalemde ambalajsız birim ağırlığı girdiğinizde yazılır; girmediğiniz kalemde net tahmin edilmez, liste bunu not olarak gösterir. Aynı plandan CMR için bilgi sayfası, sıra etiketleri ve depo ekibinin telefonla adım adım izlediği depo yükleme bağlantısı da üretilir. Çeki listesini ERP'nizden otomatik almak isterseniz ERP ile yük planlama entegrasyonu yazısına göz atın.

Sonuç

Çeki listesi, faturadaki malın fiziksel karşılığıdır: kaç kap, hangi işaret, ne kadar net ve brüt ağırlık, ne kadar hacim. Net ile brütü ayırın, palet darasını unutmayın, hacmi yüklendiği hâliyle verin ve her araç için ayrı liste hazırlayın. Bunlar tuttuğunda gümrük, taşıyıcı ve alıcı aynı belgeye bakar.

Sevkiyatınız kaç araç tutacak, önce onu görmek isterseniz hesap gerektirmeyen ücretsiz yük hesaplayıcıyı deneyin; araç başına çeki listesini planla birlikte almak için çalışma alanından başlayabilirsiniz.